Configuración

En "Company" (Empresa), llene "Company name" (Nombre de la empresa), "Phone" (Teléfono), "MC number" (Número MC), "USDOT number" (Número USDOT), "Address" (Dirección), "Time zone" (Zona horaria) y "Billing email" (Correo de facturación), y haga clic en "Save" (Guardar).

La zona horaria fija qué es "hoy" para su empresa: fechas de vencimiento, semanas de pago y las horas que se muestran en todas partes. Mientras no elija una, Tovarlo sugiere una según su dirección.

Las respuestas a los correos de facturas y estados de pago llegan al correo de facturación.

También puede hacer clic en "Run setup wizard" (Asistente de configuración) para revisar los ajustes principales paso a paso.

Solo las personas con el permiso "Settings, integrations and billing" (Configuración, integraciones y facturación del servicio) pueden abrir esta pantalla. Todos pueden usar "Your account" (Su cuenta), abajo.

En "Branding" (Marca), haga clic en "Upload logo" (Subir logo) o "Replace logo" (Cambiar logo) y elija un color de marca. Se usan en las facturas y los estados de pago. También puede fijar "Next load number" (Siguiente número de carga) y "Next invoice number" (Siguiente número de factura).

En "Getting paid" (Cobros) configura su empresa de factoraje ("Factoring company", "Factoring email", "Fee (%)" comisión), sube el cheque anulado en "Voided check (for factoring packets)" (para los paquetes de factoraje) y marque "Include my voided check in factoring packets" (Incluir mi cheque anulado en los paquetes de factoraje) si su empresa de factoraje lo pide (muestra su cuenta bancaria, así que está desactivado hasta que lo marque), activa o desactiva los recordatorios automáticos de pago atrasado y fija "Detention free time (hours)" (Tiempo libre de detención, horas) y "Detention rate ($/hour)" (Tarifa de detención por hora). Vea /help/invoices.

En "Driver pay" (Pago a choferes) elige el día en que empiezan los períodos de pago ("Pay periods start on") y puede marcar "Hide shipper and receiver names on rated freight bills" (Ocultar nombres del remitente y del destinatario en las facturas de flete con tarifa). Vea /help/driver-pay.

En "Escrow" (Depósito en garantía, Beta), solo el dueño puede hacer clic en "Turn escrow on (beta)" (Activar) o "Turn escrow off" (Desactivar). Está desactivado en una empresa nueva. Al desactivarlo ya no se retiene en los estados de pago nuevos y se guardan todos los registros anteriores. Vea /help/escrow.

En "Team and permissions" (Equipo y permisos), escriba un nombre y un correo, elija un rol ("Dispatcher" despachador o "Accountant" contador) y haga clic en "Invite" (Invitar). Luego haga clic en "Copy link" (Copiar enlace) junto a la invitación y envíele el enlace a la persona. Ella crea su cuenta con el correo invitado y se une a su empresa. "Cancel" (Cancelar) retira una invitación.

Para las personas de su equipo puede cambiar el rol ("Change", Cambiar), hacer clic en "Remove" (Quitar) o, si usted es el dueño, en "Make owner" (Hacer dueño).

"What each role can do" (Lo que puede hacer cada rol) muestra los permisos: "Dispatch and assign loads" (Despachar y asignar cargas), "Invoices and payments" (Facturas y pagos), "Driver pay and payroll" (Pago a choferes y nómina), "Expenses, fuel and IFTA" (Gastos, combustible e IFTA), "Reports and profit" (Informes y ganancias) y "Settings, integrations and billing" (Configuración, integraciones y facturación del servicio). El dueño siempre los tiene todos. Márquelos o desmárquelos para despachadores y contadores y haga clic en "Save permissions" (Guardar permisos).

El dueño puede elegir un rol en "Preview the app as another role" (Ver la app como otro rol) y hacer clic en "Preview" (Vista previa) para ver la app como la ve ese rol. Haga clic en "Back to owner view" (Volver a la vista del dueño) para regresar.

En "Invite another carrier" (Invitar a otro transportista) encontrará su enlace personal de recomendación con "Copy link" (Copiar enlace), un mensaje listo, y los botones "Send as a text" (Enviar por mensaje de texto) y "Send on WhatsApp" (Enviar por WhatsApp).

Cuando un transportista que usted invitó ha pagado 2 meses y entregado 20 cargas en Tovarlo en cada uno (en un plan anual: 20 en cada uno de los primeros dos periodos de 30 días, con la recompensa a los 60 días), tiene un camión activo y su número USDOT o MC en Tovarlo, los dos reciben 1 mes gratis de servicio. En palabras sencillas:

• el mes gratis es un mes de Tovarlo sin cobro, sin importar cuántos camiones tenga: su siguiente factura llega un mes después (un plan anual se renueva un mes después). No es un crédito ni una cantidad en dólares

• a quien usted invita se le dice, al registrarse, que usted lo invitó y cuáles son las condiciones

• si usted todavía está en su prueba gratis, recibe un mes más de prueba; si aún no tiene tarjeta registrada, su mes empieza después de su primera factura pagada

• el otro transportista debe tener un número USDOT o MC, un correo del dueño y una tarjeta distintos de los suyos, su autoridad en FMCSA debe estar activa y su nombre debe coincidir con los registros de FMCSA (si no, Tovarlo lo revisa), y solo se le puede recomendar una vez

• un número USDOT o MC gana una recompensa por recomendación solo una vez

• las recompensas se dan solo mientras Tovarlo pueda revisar a los transportistas con FMCSA

• puede ganar hasta 12 meses gratis en cualquier periodo de 12 meses; después de eso, el transportista que invite todavía recibe su mes gratis

• un reembolso o contracargo en su pago puede cancelar la recompensa: un mes gratis que aún no empezó se quita, y uno que ya empezó se mantiene

• ¿comparte su enlace en público (redes sociales, grupos, videos)? Diga que usted recibe un mes gratis si alguien se registra con él

La lista muestra quién se unió y el estado de cada recomendación. Las reglas completas están en los términos de recomendación (enlazados ahí).

El dueño hace las dos cosas en la pantalla Billing (Facturación del servicio):

• "Download export (zip)" (Descargar exportación): todos los registros como hojas de cálculo (CSV) más los documentos en carpetas. Funciona en cualquier momento, también en modo de solo lectura o con la empresa cerrada.

• "Close the company" (Cerrar la empresa): escriba el nombre de la empresa y haga clic en "Close company". La suscripción se cancela de inmediato y su equipo y choferes pierden el acceso. Todos los registros se guardan 5 años, y hasta entonces puede descargarlos o reabrir la empresa eligiendo un plan.

Vea /help/billing.

En "Your account" (Su cuenta) encontrará "Privacy policy" (Política de privacidad) y "Terms of service" (Términos del servicio).

Para borrar su propio acceso, marque "Yes, delete my account. This can’t be undone." (Sí, borrar mi cuenta; no se puede deshacer) y haga clic en "Delete my account" (Borrar mi cuenta). Lo saca de todos los equipos. La empresa conserva sus cargas, facturas, estados de pago y demás registros. Si usted es el último dueño de la empresa, primero haga dueño a otra persona ("Make owner" en "Team and permissions").

Cuando guarda su "MC number" (Número MC) o su "USDOT number" (Número USDOT) (en Settings o en el asistente de configuración), Tovarlo busca su empresa en la FMCSA y muestra el resultado en "Company" (Empresa): "Authority active" (Autoridad activa), "Authority not active" (Autoridad no activa) o "Authority unknown" (Autoridad desconocida), el nombre legal que la FMCSA tiene para el número y cuándo se verificó. Haga clic en "Check authority" (Verificar autoridad) para buscarlo de nuevo (no más de una vez al día).