Gastos y combustible

En la pestaña "Expenses" (Gastos), haga clic en "+ Add expense" (Agregar gasto). Llene "Date" (Fecha), "Category" (Categoría: Fuel, Tolls, Repairs, Maintenance, Insurance, Lumper, Parking, Permits, Truck payment, Office payroll u Other), "Amount (USD)" (Monto) y, si quiere, "Vendor" (Proveedor) y "Note" (Nota).

La pestaña muestra el mes actual por categoría y "Per loaded mile" (Por milla cargada: ingresos, combustible y todos los gastos por milla cargada; el pago a choferes y la ganancia solo para quienes pueden ver el pago a choferes). Filtre la lista por categoría o por camión, remolque o chofer. La lista cubre los últimos 12 meses.

Solo las personas con el permiso "Expenses, fuel and IFTA" (Gastos, combustible e IFTA) pueden abrir esta pantalla.

Los gastos nunca se borran. Para corregir un error, haga clic en "Void" (Anular) en el gasto, escriba el motivo en "Reason" (por ejemplo, que se registró dos veces) y haga clic en "Void expense" (Anular gasto).

Un gasto anulado queda en el registro con su motivo, aparece como anulado en la lista y deja de contar en los totales. No se puede volver a cambiar. Si el monto estaba mal, anúlelo y agréguelo de nuevo.

En la pestaña "Fuel log" (Registro de combustible), haga clic en "+ Add fill-up" (Agregar carga de combustible). Escriba "Date" (Fecha), "Truck" (Camión), "Gallons" (Galones), "Pump price ($/gal)" (Precio en la bomba), "State or province" (Estado o provincia), "Station" (Estación), "City" (Ciudad), "Fuel type" (Tipo de combustible), "Purchaser" (Comprador; se llena con su empresa), "Driver" (Chofer) y "Receipt photo" (Foto del recibo: PDF, JPG o PNG, menos de 10 MB).

Las cargas de combustible que los choferes registran en la app de choferes también aparecen aquí, marcadas "Driver app". Una entrada enviada con más de 14 días de retraso aparece como "Entered late, date adjusted" (Registrada tarde, fecha ajustada).

Si una carga de combustible no tiene recibo, haga clic en "Add" (Agregar) en la columna "Receipt" (Recibo) para subirlo; "View" (Ver) lo abre. Los recibos de combustible son parte de sus registros de IFTA. Vea /help/ifta.

En "Fuel settings" (Ajustes de combustible), escriba una vez su "Pump discount ($ per gallon)" (Descuento en la bomba por galón) y haga clic en "Save" (Guardar). Desde entonces cada carga nueva registra lo que realmente paga. Los cuadros muestran galones, precio promedio pagado ("Avg price paid"), descuentos ahorrados ("Discounts saved") y el rendimiento de la flota ("Fleet MPG") del trimestre.

Para cobrarle combustible a un chofer, márquelo en su estado de pago. Vea /help/driver-pay.

En la pestaña "Recurring bills" (Cuentas recurrentes), haga clic en "+ Add bill" (Agregar cuenta) para costos que se repiten, como el pago del camión o el seguro. Escriba "Description" (Descripción), "Category" (Categoría), "Amount (USD)" (Monto), "Repeats" (Se repite: Monthly mensual, Weekly semanal o Yearly anual), "Next due" (Próximo vencimiento) y, si quiere, "Truck" (Camión).

Recibe un recordatorio en el tablero 5 días antes de que venza cada cuenta, y la lista marca las cuentas que vencen hoy ("Due today"), en pocos días ("Due in") o vencidas ("Overdue"). Haga clic en "Record payment" (Registrar pago) cuando la pague: se agrega a los gastos y la fecha de vencimiento avanza. "Remove" (Quitar) saca una cuenta de la lista.

La pestaña "Per diem" (Viáticos) calcula un estimado de los viáticos de cada chofer por trimestre. Escriba su "Per diem rate ($ per full day away)" (Tarifa por día completo fuera) y haga clic en "Save" (Guardar). Las empresas nuevas empiezan con la tarifa del IRS para el transporte desde el 1 de octubre de 2025 en los Estados Unidos continentales, que aparece debajo del campo. Revísela cada octubre.

Solo cuentan los viajes con noche fuera: una carga suma sus días (de la primera recogida a la última entrega) solo cuando abarca al menos 2 días del calendario, así que una carga recogida y entregada el mismo día no suma ninguno. Los días seguidos fuera forman un viaje. Con "75% on the first and last day of each trip" (75% el primer y el último día de cada viaje) marcado (lo está de forma predeterminada), el primer y el último día de cada viaje cuentan al 75% de la tarifa, y la tabla muestra los días completos y los parciales por separado. Para cargas seguidas en las que el chofer se quedó fuera (o un día que no fue con noche fuera), haga clic en "Add or remove days" (Agregar o quitar días) en la fila del chofer, escriba los días (un número negativo quita días) y una nota. Cada cambio aparece debajo de la tabla con quién lo hizo; para deshacer uno, agregue el contrario.

Estimación para su preparador de impuestos, no es asesoría fiscal. Los dueños-operadores y los transportistas que pagan viáticos con un plan con rendición de cuentas normalmente pueden deducir el 80% para choferes sujetos a las reglas federales de horas de servicio. Los choferes de la empresa por lo general no pueden deducir ellos mismos los viáticos no reembolsados.