Pago a choferes

Cada chofer tiene una tarjeta para el período elegido en "Pay period" (Período de pago). Haga clic en "Pay setup" (Configuración del pago) en la tarjeta del chofer. Se configura una vez y todos los estados de pago la usan.

Haga clic en "Save pay setup" (Guardar configuración). La semana de pago empieza el día fijado en Settings (Configuración).

Solo las personas con el permiso "Driver pay and payroll" (Pago a choferes y nómina) pueden abrir esta pantalla.

Cuando un chofer tiene cargas entregadas en el período, la tarjeta muestra "Pending" (Pendiente) con cada carga, la base del pago y "Net pay" (Pago neto). Haga clic en "Create statement" (Crear estado de pago). Las cifras quedan fijas una vez creado.

Después abra el estado de pago y:

• haga clic en "Approve" (Aprobar)

• haga clic en "Paid and close" (Pagado y cerrar), elija "How you paid" (Cómo pagó) y "Date paid" (Fecha de pago), y haga clic en "Mark paid" (Marcar como pagado)

Los pasos muestran "Created · figures locked" (Creado, cifras fijas), "Approved" (Aprobado) y "Paid" (Pagado). Todos los estados de pago aparecen en "Statement history" (Historial); haga clic en "Open" (Abrir) para verlo de nuevo.

Los estados de pago nunca se borran. El dueño o el contador puede hacer clic en "Void" (Anular) en uno que todavía no está pagado, escribir el motivo en "Reason" y hacer clic en "Void statement" (Anular estado de pago). Queda en el registro con el motivo, y sus cargas, anticipos y combustible regresan para que pueda hacer uno nuevo.

Haga clic en "+ Advance or deduction" (Anticipo o descuento) para agregar dinero entregado al chofer ("Advance", anticipo), algo que debe ("Deduction", descuento) o dinero que el chofer pagó por usted, como un lumper, una báscula o peajes ("Reimbursement", reembolso). Un anticipo o descuento se descuenta en el siguiente estado de pago del chofer; un reembolso se le paga completo en él, además del pago neto, y no forma parte del pago del que se toma un porcentaje. Mientras tanto aparece en "Advances and deductions not yet taken" (Anticipos y descuentos aún no aplicados), donde "Remove" (Quitar) lo elimina.

Los descuentos fijos de la configuración del pago se aplican en cada estado de pago.

En "Fuel bought this period" (Combustible comprado en el período) la tarjeta muestra las cargas de combustible del registro. Marque "Charge" (Cobrar) en cada una que paga el chofer. Vea /help/expenses.

Un estado de pago nunca queda en menos de $0. Si los descuentos de un dueño-operador son más que el pago de la semana, el resto pasa a su siguiente estado de pago, y el estado de pago indica cuánto no cupo. Para un chofer de la empresa el resto no pasa al siguiente (vea "Choferes de la empresa y descuentos").

Si el depósito en garantía (escrow) está activado y no queda pago para él, la tarjeta dice que no hay escrow esta semana. Vea /help/escrow.

Una carga con dos choferes se divide 50/50. Para cambiarlo, haga clic en "team split" (división del equipo) junto a la carga en la tarjeta, escriba el porcentaje del primer chofer y haga clic en "Save split" (Guardar división). El segundo chofer recibe el resto, y a cada uno se le paga según su propia regla de pago.

Cada descuento en un estado de pago indica de dónde viene: el recibo de combustible (con "View receipt", Ver recibo, cuando hay foto), el anticipo o descuento y su fecha, un monto que sobró de un estado de pago anterior, o el descuento fijo de la configuración del pago.

Cuando a un dueño-operador se le paga un porcentaje, el PDF del estado de pago incluye la factura de flete con tarifa (rated freight bill) de cada carga. Para no mostrar los nombres del remitente y del destinatario, marque "Hide shipper and receiver names on rated freight bills" (Ocultar nombres del remitente y del destinatario) en Settings.

Cada carga en un estado de pago muestra cuándo llegó su documentación (el primer POD o BOL escaneado). A un dueño-operador arrendado se le paga dentro de los 15 días siguientes (49 CFR 376.12(f)): desde el día 12 el tablero muestra "Pay for LD-… is due by …", en rojo cuando ya venció.

Haga clic en "PDF" para abrir el estado de pago, o en "Email to driver" (Enviar al chofer) para enviarlo como PDF por correo (el chofer necesita un correo en la página de choferes). Los choferes también ven los estados de pago aprobados y pagados en la app de choferes, con el documento de cada descuento fijo. Vea /help/driver-app.

Cada forma en que un descuento llega al pago de un chofer de la empresa (un descuento fijo, un anticipo o descuento, combustible que se le cobra) muestra el aviso: revise las leyes salariales de su estado antes de descontar del pago de un empleado; muchos estados solo permiten descuentos que el empleado autorizó por escrito, en su beneficio, y algunos prohíben descuentos por combustible, equipo o daños; los descuentos nunca pueden dejar el pago por debajo del salario mínimo. Aun así se puede guardar.

Tovarlo no da asesoría sobre leyes de pago. Consulte a un contador o abogado sobre las reglas de su estado.

En "Dispatchers, office staff and truck owners" (Despachadores, personal de oficina y dueños de camiones), haga clic en "+ Add person" (Agregar persona) para pagarle a alguien por comisión, salario semanal o por hora, o a un dueño que le arrienda un camión. Cada período muestra lo que se le debe; haga clic en "Mark paid" (Marcar como pagado) cuando le pague.

Haga clic en "Year-end summary" (Resumen de fin de año) en Pago a choferes y elija el año. Muestra lo que se le pagó a cada owner-operator y a cada beneficiario (despachadores, personal de oficina y dueños de camiones) en ese año, solo de estados de pago pagados y pagos a beneficiarios, según el día en que se pagaron. Los anulados no se incluyen. Solo se incluyen los contratistas: los owner-operators y otros beneficiarios (despachadores por comisión, dueños de camiones) son contratistas, y los choferes de la empresa y el personal de oficina con salario o por hora son empleados. Los empleados aparecen en "Not included" (No incluidos) como "Employee, not included" (Empleado, no incluido). Para cambiar a alguien, haga clic en "Address and tax ID" (o "Change" en "Not included") y elija "Employee" (Empleado) o "Contractor" (Contratista) en "Paid as" (Pagado como). Cada cambio aparece en "Employee or contractor changes" (Cambios de empleado o contratista) con quién lo hizo y cuándo.

Para cada owner-operator muestra el pago bruto, luego cada tipo de deducción como aparecen en los estados (combustible, adelantos, deducciones, deducciones fijas, depósito en garantía retenido y saldos traídos de estados anteriores), el neto pagado, el depósito en garantía devuelto ese año y "Paid out in [año] (net pay + escrow released)" (Pagado en [año]: pago neto + depósito en garantía devuelto). Su contador decide el monto del 1099. El pago bruto ya incluye el depósito en garantía tomado del pago, así que el depósito devuelto no se suma encima. "Escrow interest added in [year]" (Interés agregado al depósito en [año]) tiene su propia columna, de las entradas de interés con fecha de ese año: normalmente se declara en el Formulario 1099-INT cuando es de 10 dólares o más; su contador decide. Los reembolsos (dinero que el chofer pagó por usted y se le devolvió) también se muestran aparte. Cerca de los totales aparece la línea del mínimo del 1099-NEC del año, por ejemplo: los pagos de menos de 2,000 dólares en 2026 generalmente no necesitan un 1099-NEC; su contador lo confirma. El depósito retenido sigue siendo dinero del chofer; solo lo devuelto cuenta como pagado.

Haga clic en "Address and tax ID" (Dirección y número de identificación fiscal) para escribir la dirección postal, el "W-9 tax type" (tipo fiscal del W-9: persona física o propietario único, LLC de un solo miembro, sociedad colectiva, corporación C, corporación S u otro; opcional) y los "Tax ID, last 4 digits" (últimos 4 dígitos). Tovarlo nunca guarda un número de Seguro Social o EIN completo. Una corporación C o S se marca con "Corporation: usually no 1099-NEC" (Corporación: normalmente sin 1099-NEC), y alguien sin número fiscal con "No W-9 on file" (No hay W-9 en el archivo). "Download spreadsheet" (Descargar hoja de cálculo) le da a su contador un archivo con todos los beneficiarios y una columna vacía para el número fiscal; "PDF" da una página por beneficiario.

Resumen para su contador, no es un formulario de impuestos. Tovarlo no presenta formularios 1099 ni da asesoría de impuestos. Solo el dueño y los contadores pueden abrirlo.