Facturas

Cuando una carga se marca como entregada, aparece en "Ready to invoice" (Listas para facturar), arriba en la pantalla de facturas. Haga clic en "Create invoice" (Crear factura) junto a ella. También puede hacer clic en "Create invoice" en el panel de la carga, en "Charges and invoice" (Cargos y factura).

Cada carga muestra "Docs ready" (Documentos listos) o lo que falta, por ejemplo "Missing POD" (Falta el POD). Si falta el rate con o el POD, Tovarlo le pregunta primero: los brókers normalmente no pagan sin ellos. Haga clic en "Open the load to upload" (Abrir la carga para subirlos) para agregar los documentos (o pida al chofer que los escanee en la app de choferes), o en "Create invoice anyway" (Crear la factura de todos modos).

La factura toma el flete (linehaul) de la carga y los cargos extra ya agregados en la carga (lumper, parada adicional, layover, detención). Después de crearla, se abre la ventana de envío.

Solo las personas con el permiso "Invoices and payments" (Facturas y pagos) pueden abrir esta pantalla. Los demás roles ven un aviso de que su rol no puede abrir facturas.

Haga clic en "Edit" (Editar) en una factura para abrirla. Puede cambiar:

• "Invoice date" (Fecha de la factura); la fecha de vencimiento sigue los plazos del cliente, por ejemplo "Due · Net 30"

• "Note on invoice" (Nota en la factura), como un número de orden de compra

• "Charges" (Cargos): cambie una descripción o un monto, o agregue uno con los botones "+ Fuel surcharge" (recargo de combustible), "+ Detention" (detención), "+ Lumper", "+ Layover", "+ Stop-off" (parada adicional), "+ TONU", "+ Discount" (descuento) y "+ Other" (otro). El flete no se puede quitar.

Escriba un motivo en "Reason for change (saved in history)" (Motivo del cambio, se guarda en el historial) y haga clic en "Save changes" (Guardar cambios). El total se actualiza mientras escribe.

Todavía puede corregir una factura pagada; cada cambio queda registrado. Si la factura ya se envió a su empresa de factoraje, envíeles la copia corregida para que sus registros coincidan. Una factura anulada no se puede cambiar.

Haga clic en "Send" (Enviar) en una factura. En "Attach (sent as one PDF packet)" (Adjuntar, se envía como un solo paquete PDF) marque los documentos que quiere incluir: "Rate con", "POD", "BOL", "Lumper receipt" (recibo de lumper), "Scale ticket" (boleto de báscula). La factura siempre va incluida, y la lista numerada muestra el orden de las páginas.

La lista muestra cuándo se envió cada factura por última vez, o "Not sent" (No enviada). Si un documento no se pudo leer, Tovarlo le avisa que quedó fuera.

Si agrega su empresa de factoraje, su correo y su comisión en Settings (Configuración), la ventana de envío también muestra "Send to" (Enviar a) con el nombre de esa empresa. Arma el mismo paquete, agrega su cheque anulado solo si lo subió y marcó "Include my voided check in factoring packets" (Incluir mi cheque anulado en los paquetes de factoraje) en Settings, y lo envía por correo a su empresa de factoraje. Cuando va el cheque anulado, el correo dice que está adjunto y que contiene sus datos bancarios.

La factura queda marcada como "Factored" (Factorizada), y la comisión del factoraje cuenta como un costo de la carga en su ganancia. Vea /help/settings y /help/reports.

Haga clic en "Payment" (Pago) en una factura (o en "Record payment", Registrar pago, dentro de la factura o en el panel de la carga). Escriba "Amount received" (Monto recibido), "Date" (Fecha), "Method" (Método: ACH, Check, Quick pay, Factoring advance, Wire u Other) y "Reference" (Referencia), como el número de cheque o de rastreo, y haga clic en "Save payment" (Guardar pago).

Escriba menos que el saldo para registrar un pago parcial. El saldo se actualiza y la factura muestra lo que falta.

Para deshacer un pago registrado por error, abra la factura, escriba un motivo junto al pago y haga clic en "Void" (Anular). Los pagos anulados quedan en el registro, tachados, con el motivo.

Para anular una factura completa hecha por error (por ejemplo, al cliente equivocado), ábrala, vaya a "Void invoice" (Anular factura), escriba el motivo en "Reason" y haga clic en "Void invoice". Solo se puede mientras no tenga pagos registrados. La factura queda en el registro y la carga vuelve a estar lista para facturar. No se borra nada.

Los cuadros de arriba muestran "Owed to you" (Le deben), "Current" (Al corriente, aún no vence), "Late" (Atrasado) dividido en 1–30, 31–60 y más de 60 días, y "Avg days to pay" (Días promedio para pagar) de las facturas pagadas.

La pestaña "Payments" (Pagos) muestra "Every delivered load" (Todas las cargas entregadas) con lo facturado, lo recibido y lo que se debe (o "Not invoiced", sin facturar), y "Payments received" (Pagos recibidos) con fecha, método y referencia.

Cuando los recordatorios automáticos ("Automatic reminders") están activados, las facturas atrasadas reciben un correo amable al correo de facturación del cliente a los 1, 7 y 14 días de vencidas. Las personas con el permiso "Settings, integrations and billing" (Configuración, integraciones y facturación del servicio) pueden hacer clic en "Turn on" (Activar) o "Turn off" (Desactivar). La lista muestra "Reminder sent" (Recordatorio enviado) con la fecha.

En una factura atrasada también puede hacer clic en "Remind" (Recordar) para enviar un recordatorio en ese momento. El cliente necesita un correo de facturación (vea /help/customers).

Cada factura guarda su historial: en "Payments" (Pagos), "Change history" (Historial de cambios: quién cambió qué, cuándo y por qué) y "Emails" (Correos: cada envío de factura, de factoraje y de recordatorio, con lo que se adjuntó, y los que fallaron).

Antes de enviar una factura por correo o un paquete al factoraje, Tovarlo revisa la carga y muestra lo que encuentra en "Invoice check" (Revisión de la factura), cada cosa con un arreglo de un clic:

Nunca se bloquea nada: los botones dicen "Send anyway" (Enviar de todos modos) y el historial de la factura anota lo que quedó pendiente. La misma revisión aparece al abrir una factura. La tarifa de detención propia de un cliente está en el cliente (Customers → Edit).