Importar desde una hoja de cálculo

Traiga sus choferes, camiones, remolques, clientes (brokers y embarcadores) y cargas abiertas desde un archivo CSV, con una vista previa antes de guardar nada.

Dónde encontrarlo

Abra Settings (Configuración) → "Import from a spreadsheet" (Importar desde una hoja de cálculo). También es un paso del asistente de configuración y aparece como "Bring in your trucks, drivers and customers" (Traiga sus camiones, choferes y clientes) en la lista para empezar.

Importe en este orden: camiones y remolques, luego choferes, luego clientes y al final las cargas abiertas. Una carga nombra a su cliente, chofer y camión, así que esos ya deben estar en Tovarlo.

Necesita el permiso "Dispatch and assign loads" (Despachar y asignar cargas) para clientes y cargas, y "Dispatch and assign loads" o "Settings, integrations and billing" (Configuración, integraciones y facturación del servicio) para choferes, camiones y remolques.

El archivo

Elija qué va a importar y haga clic en "Download the template" (Descargar la plantilla): un archivo CSV con nombres de columna sencillos y dos filas de ejemplo. Cambie los ejemplos por sus propias filas.

Solo CSV, hasta 5 MB y 2,000 filas por archivo. En Excel, elija File → Save as → CSV (Archivo → Guardar como → CSV).
Los montos pueden llevar el signo de dólar y comas, o no: 1,250.50 y 1250.5 son lo mismo. Las millas se redondean a millas enteras.
Las fechas pueden ser 03/04/2026, 3/4/26 o 2026-03-04. Una fecha con barras se lee con el mes primero, como en EE. UU.: 03/04 es el 4 de marzo. La vista previa muestra la fecha que leyó Tovarlo; revísela.
Los estados pueden ir con dos letras (TX) o con el nombre completo (Texas).
Los celulares pueden ser de EE. UU. o Canadá (con o sin +1) o de México (empezando con +52).
Una celda vacía deja lo que ya está en Tovarlo como está.

Relacionar columnas, vista previa, importar

Suba el archivo. Tovarlo adivina qué columna es cuál por los nombres del encabezado. Cambie cualquier relación equivocada o elija "— Not in my file —" (No está en mi archivo). Los campos con * son necesarios.
Haga clic en "Preview" (Vista previa). Cada fila muestra "Ready" (Lista, nueva), "Will update" (Se actualizará: coincide con un registro que ya está en Tovarlo) o "Problem" (Problema), con el motivo en palabras sencillas, además de lo que leyó Tovarlo y cualquier advertencia.
Haga clic en "Import N rows" (Importar N filas). Las filas con problemas se omiten, nunca se guardan a medias. Haga clic en "Download the rows with problems" (Descargar las filas con problemas) para recibirlas en un CSV con una columna "Problem", corríjalas y suba ese archivo otra vez.

Importar otra vez actualiza en lugar de duplicar

Una segunda importación del mismo archivo actualiza los registros en lugar de agregarlos dos veces. Tovarlo los relaciona así:

camiones por número de unidad, y remolques por número de remolque
choferes por número de celular, o si no, por nombre
clientes por número MC, o si no, por número USDOT, o si no, por nombre ("LLC", "Inc" y la puntuación no cuentan)
cargas por su número de referencia

Una fila que repite una fila anterior del mismo archivo es un problema, así que solo se importa la primera. Un chofer con el mismo nombre pero otro número de celular, o un cliente con el mismo nombre pero otro número MC o USDOT, también es un problema: cámbielo en la pantalla Drivers (Choferes) o Customers (Clientes).

Cargas abiertas

Solo entran cargas abiertas: reservadas, o despachadas con un chofer y un camión que ya están en Tovarlo. No se importan cargas en camino, entregadas, facturadas o pagadas.

Cada carga pasa las mismas revisiones que el formulario de cargas (una recogida y una entrega, fechas en orden, millas y tarifa mayores que cero) y recibe una entrada "Imported from spreadsheet" (Importada desde una hoja de cálculo). Una carga despachada entra como reservada, con su chofer y camión; no se le envía nada al chofer, ni ninguna oferta. Envíela desde el tablero de despacho cuando esté listo. La vista previa avisa si un chofer quedaría con dos cargas a la vez. Una importación cambia una carga que ya existe solo mientras sigue reservada.

Choferes, camiones y facturación del servicio

Los choferes importados no reciben invitación a la aplicación de choferes. Invítelos en la pantalla Drivers como siempre. La configuración de pago, el fondo de garantía (escrow) y las deducciones nunca se importan.
El VIN de un camión debe tener 17 caracteres, sin I, O ni Q. Si no, aparece una advertencia, pero el camión se importa igual.
La vista previa muestra su nuevo precio mensual cuando se agregan camiones. En el plan Solo (hasta 2 camiones), los camiones después del 2.º son problemas: el dueño puede cambiar al plan Fleet en Settings → Billing (Configuración → Facturación del servicio), donde ve el precio primero, y luego importar el resto. Cualquier otra persona ve "Ask your company's owner to switch to the Fleet plan" (Pida al dueño de su empresa que cambie al plan Fleet), y el dueño recibe un correo.
Los clientes con número MC o USDOT se revisan con la FMCSA en la revisión diaria, no todos a la vez.
Una empresa en modo de solo lectura o cerrada no puede importar.

Cargas de combustible de tarjetas (Comdata, EFS, WEX)

Elija "Fuel card fill-ups" (Cargas de combustible de tarjetas) en "What are you importing?" (¿Qué va a importar?) y luego su "Fuel card company" (Compañía de la tarjeta de combustible): Comdata, EFS, WEX o "Another card (Tovarlo’s template)" (Otra tarjeta, con la plantilla de Tovarlo). Descargue el archivo de transacciones del sitio de su tarjeta de combustible en formato CSV y súbalo. Tovarlo empareja las columnas con los nombres de su compañía de tarjetas; revíselas antes de "Preview" (Vista previa). Las plantillas de las compañías de tarjetas aún no se han comparado con un archivo real, así que si las columnas de su archivo tienen otros nombres u otro orden, elija la columna correcta para cada campo en "Match columns" (Emparejar columnas). Solo se leen los últimos 4 dígitos del número de tarjeta, y el archivo no se guarda. El reporte de Comdata es un archivo de Excel: ábralo, vaya a la pestaña de transacciones y guárdela como CSV. El "Transaction Export" de EFS guarda un archivo .txt separado por comas, que se importa tal cual. Un archivo separado por tabulaciones o punto y coma recibe "This file isn’t comma-separated. Save it as CSV and try again." (Este archivo no está separado por comas. Guárdelo como CSV e inténtelo de nuevo.)

Cada compra de combustible se vuelve una carga en el registro de combustible (Expenses → Fuel log), igual que "Save fill-up" (Guardar carga): la fecha, los galones, el precio en la bomba, el descuento, el total, el estado (IFTA lo necesita), la ciudad, el tipo de combustible y la estación. La ciudad es opcional, igual que en "Save fill-up": un archivo sin columna de ciudad lo dice antes de la vista previa, esas filas aparecen como "Ready (no city)" (Lista, sin ciudad) y el chequeo de registros de IFTA muestra las cargas que aún no tienen ciudad. El total es el de la compañía de tarjetas. Cada una lleva la nota "Imported from Comdata file" (o EFS, WEX).
El camión se identifica por su número de unidad, o por los últimos 4 dígitos de la tarjeta guardados en el camión ("Fuel card number (last 4 digits)" en la pantalla de Camiones). Tovarlo nunca adivina: una línea sin camión que coincida es un "Problem" (Problema) con el motivo. El chofer se identifica por los últimos 4 dígitos de la tarjeta guardados en el chofer, o por su nombre; si no coincide, la carga se guarda sin chofer.
Las compras que ya están en el registro de combustible se omiten y aparecen como "Already in the fuel log" (Ya está en el registro de combustible): el mismo número de transacción de la compañía de tarjetas, o el mismo camión, fecha, galones y total.
DEF, adelantos en efectivo, cargos, básculas, ajustes, créditos, reembolsos, rebajas, descuentos e impuestos (cualquier línea con un monto o galones negativos) aparecen como "Not imported: not a fuel purchase" (No importado: no es una compra de combustible), con lo que era cada una. Una línea con galones reales que nombra un combustible nunca se omite: "Tax Exempt Diesel" o "Diesel Discount" con galones aparece como "Problem" (Problema) para que usted la revise. Una compra y su reversión en el mismo archivo se dejan fuera las dos ("Not imported: reversed in the same file", No importado: revertida en el mismo archivo); la reversión de una compra que no está en el archivo es un "Problem", para que revise si esa carga debe seguir en el registro de combustible. Una línea negativa que nombra un cargo, una báscula o un adelanto en efectivo sigue como "not a fuel purchase"; una sin artículo y sin galones es un "Problem", porque no se puede distinguir de una reversión de combustible. Marque "Add DEF lines as expenses" (Agregar las líneas de DEF como gastos) para agregar el DEF como gasto (categoría Other). Los adelantos en efectivo nunca se importan.
Solo quienes tienen el permiso "Expenses and fuel" (Gastos y combustible) pueden importar cargas.
Agregue los recibos a las cargas importadas después: en el registro de combustible, haga clic en "Add" (Agregar) en "Receipt" (Recibo). Los reportes de IFTA las incluyen como cualquier otra. "Undo this import" (Deshacer esta importación) anula las cargas que agregó (con el motivo "Spreadsheet import undone"), salvo las que cambiaron desde entonces, como una con recibo agregado, o las que están en un estado de pago.

Cómo obtener su archivo:

Comdata: En iConnectData de Comdata, vaya a Reporting → reportQ → Quick Reports → Cardholder → Transaction Listing Enhanced. Elija las fechas y genérelo. El reporte llega como archivo de Excel. Ábralo, vaya a la pestaña de transacciones (Diesel Transactions; también Unleaded Transactions si compra gasolina) y guárdela como CSV.

EFS: En eManager de EFS, vaya a Select Program → Reports and Export → Transaction Export (en el sitio nuevo de EFS: Reports/Exports → Transaction Report). Escriba las fechas de inicio y fin, y elija el formato “Comma Delimited” (o CSV). Guarde el archivo. Un archivo .txt separado por comas se importa tal cual.

WEX: No encontramos una guía pública de WEX para esta exportación. En su cuenta en línea de WEX, busque un reporte o exportación de transacciones. Descárguelo como CSV.

¿No está seguro? Pida a su compañía de tarjetas una exportación de transacciones en CSV, o use nuestra plantilla. Basado en la guía pública de la compañía de tarjetas; avísenos si su pantalla se ve diferente.

Deshacer esta importación

"Undo this import" (Deshacer esta importación) funciona durante 24 horas, justo después de importar y en la lista "Past imports" (Importaciones anteriores). Archiva los registros que agregó esa importación, siempre que nadie los haya cambiado desde entonces y que nada más los use, como un camión en una carga. Muestra los que conservó y por qué. Los registros que la importación actualizó se muestran, pero no se revierten. Nunca se borra nada, y los registros archivados se pueden restaurar en sus pantallas.

Un archivo muy largo se guarda durante 4 minutos como máximo. Si se acaba el tiempo, el resultado dice cuántas filas se guardaron ("1,200 de 2,000 guardadas"); haga clic en "Download the rows not saved yet" (Descargar las filas aún no guardadas) e importe ese archivo para guardar el resto. Si una importación se detuvo antes de terminar (por ejemplo, se cerró la página), aparece en "Past imports" después de 10 minutos con "Finish with what was saved" (Terminar con lo guardado) y "Undo this import".

Tovarlo no guarda su archivo después de terminar la importación.

Página revisada el 7 de noviembre de 2026.